Quand réserver son traiteur d’entreprise ?

Réunion importante, formation, séminaire, petit-déjeuner ou cocktail : lorsqu’un événement professionnel se prépare, une question revient régulièrement : combien de temps à l’avance faut-il réserver son traiteur ?

La réponse dépend principalement du type de prestation et du nombre de participants.

Une commande de quelques plateaux-repas pour une réunion ne nécessite évidemment pas la même anticipation qu’un cocktail réunissant plusieurs dizaines de personnes.

Voici quelques repères pour organiser sereinement vos prochains repas professionnels.

Pour des plateaux-repas : une organisation plus souple

Le plateau-repas d’entreprise est particulièrement adapté aux besoins du quotidien.

Réunion imprévue, rendez-vous clients, comité de direction ou déjeuner de travail : cette formule permet de commander relativement rapidement.

Chez Goudici Lyon  pour les plateaux-repas et lunch box, les commandes peuvent être passées jusqu’à 15 h la veille, sous réserve des disponibilités.

Anticiper reste néanmoins préférable lorsque vous souhaitez :

• commander un nombre important de repas ;
• sélectionner plusieurs menus ;
• prévoir des contraintes alimentaires ;
• organiser une livraison à un horaire très précis.

Plus les informations sont communiquées tôt, plus l’organisation est simple.

Pour un petit-déjeuner d’entreprise

Un petit-déjeuner professionnel nécessite davantage de préparation.

Viennoiseries, boissons chaudes, jus de fruits et matériel doivent être préparés pour être disponibles à l’heure prévue.

Chez Goudici Lyon  nous recommandons généralement d’anticiper 72 heures pour ce type de prestation.

Pour un événement réunissant beaucoup de participants, contacter votre traiteur encore plus tôt permet de sécuriser l’organisation.

Pour un cocktail d’entreprise

Le cocktail d’entreprise demande une préparation différente.

Le nombre de pièces, la répartition entre salé et sucré, les quantités et les éventuelles contraintes alimentaires doivent être déterminés avant la production.

Chez Goudici Lyon  les commandes de cocktails sont idéalement anticipées d’au moins 72 heures.

Mais pour une inauguration, une réception clients ou un événement réunissant plusieurs dizaines de personnes, il est préférable de prendre contact beaucoup plus tôt.

Cela permet également d’échanger avec le traiteur d'entreprise sur la formule la plus adaptée.

Pour un séminaire ou une journée de formation

Une journée complète peut nécessiter plusieurs prestations :

• accueil café
• déjeuner ;
• pause gourmande ;
• éventuellement cocktail de clôture.

Dans ce cas, il est préférable de ne pas attendre les derniers jours.

Anticiper permet de coordonner les différents horaires de livraison et d’adapter les quantités au nombre de participants.

C’est particulièrement important lorsqu’une formation se déroule sur plusieurs jours.

Pour une inauguration ou un événement important

Une inauguration, un lancement de produit ou une réception professionnelle demande généralement davantage d’organisation.

Le traiteur d'entreprise doit notamment connaître :

• le nombre estimé de participants ;
• les horaires ;
• le lieu ;
• le format souhaité ;
• les contraintes d’accès ;
• les besoins alimentaires particuliers.

Pour ce type d’événement, contacter votre prestataire plusieurs semaines à l’avance est une bonne pratique.

Vous pourrez ensuite confirmer progressivement les derniers détails.

Et pour les événements de Noël ?

La fin d’année constitue un cas particulier.

Les entreprises organisent leurs événements sur une période relativement courte et certaines dates de décembre sont particulièrement demandées.

Pour un repas ou un cocktail de Noël en entreprise mieux vaut donc anticiper dès septembre ou octobre lorsque cela est possible.

Vous aurez davantage de possibilités concernant la date et pourrez préparer votre événement plus sereinement.

Pourquoi éviter les commandes de dernière minute ?

Un bon traiteur d'entreprise fera naturellement son maximum pour répondre à une demande urgente.

Mais certaines contraintes ne peuvent pas toujours être contournées.

Les produits doivent être commandés, les préparations réalisées et les tournées de livraison organisées.

Anticiper permet donc :

• de disposer de davantage de choix ;
• de faciliter les adaptations alimentaires ;
• de sécuriser l’horaire de livraison ;
• de mieux organiser les quantités ;
• de réduire les imprévus.

Les informations à préparer avant de contacter votre traiteur

Pour obtenir rapidement une proposition adaptée, préparez quelques informations simples.

La date : quand aura lieu votre événement ?

L’horaire : à quelle heure souhaitez-vous être livré ?

Le nombre de personnes : même approximatif dans un premier temps.

Le type de prestation : plateau-repas, petit-déjeuner, cocktail…

Les contraintes alimentaires : végétarien, sans porc, allergies ou autres besoins.

L’adresse de livraison : notamment lorsque l’accès au bâtiment nécessite des indications particulières.

Avec ces informations, votre traiteur pourra vous conseiller beaucoup plus facilement.

Goudici Lyon accompagne les entreprises de la métropole

Chez Goudici Lyon  nous sommes spécialisés dans la restauration destinée aux entreprises de Lyon et de sa métropole.

Nous proposons notamment :

• plateaux-repas ;
• lunch box ;
• petits-déjeuners et accueils café ;
• cocktails déjeunatoires et dînatoires ;
• pauses gourmandes ;
• prestations événementielles.

Notre objectif est de proposer une organisation simple et réactive, adaptée aux contraintes du monde professionnel.

Anticiper sans forcément tout connaître

Il n’est pas nécessaire de connaître immédiatement le nombre définitif de participants pour commencer à préparer un événement.

Si vous savez déjà qu’une réception aura lieu à une date précise, vous pouvez prendre contact avec votre traiteur et préciser les informations progressivement.

Cette démarche est particulièrement intéressante pour les séminaires, inaugurations et événements de fin d’année.

Conclusion

Alors, quand faut-il réserver son traiteur d’entreprise ?

Tout dépend de votre besoin.

Pour quelques plateaux-repas, une commande peut être organisée rapidement. Pour un petit-déjeuner ou un cocktail, davantage d’anticipation est nécessaire. Et pour un événement important, prendre contact plusieurs semaines à l’avance reste la meilleure solution.

Vous avez déjà une date pour votre prochaine réunion ou votre prochain événement ?

Goudici Lyon vous accompagne pour préparer votre prestation à Lyon et dans toute la métropole.

Demande de devis

FAQ

Quand commander des plateaux-repas ?

Chez Goudici Lyon, les commandes de plateaux-repas peuvent généralement être passées jusqu’à 15 h la veille, sous réserve des disponibilités.

Quel délai prévoir pour un cocktail d’entreprise ?

Nous recommandons au minimum 72 heures d’anticipation. Pour un événement important, il est préférable de prendre contact plusieurs semaines auparavant.

Quand réserver pour un événement de Noël ?

Pour les événements professionnels de décembre, commencer les démarches dès septembre ou octobre permet de disposer de davantage de choix.

Peut-on contacter Goudici Lyon sans connaître le nombre définitif de participants ?

Oui. Une première estimation permet déjà de commencer à réfléchir à la prestation. Le nombre définitif pourra ensuite être précisé selon les modalités convenues.