Comment organiser un repas d’entreprise pour 20, 50 ou 100 personnes ?

Organiser le déjeuner de quelques collaborateurs est relativement simple. Mais lorsque 20, 50 ou 100 personnes doivent être servies au même moment, l'organisation devient rapidement plus complexe.

Réunion annuelle, formation, séminaire, journée d'équipe ou événement clients : comment organiser un repas d'entreprise pour un groupe important sans multiplier les contraintes ?

Le choix de la formule, l'anticipation et une bonne communication avec votre traiteur font toute la différence.

Commencer par définir précisément votre événement

Avant même de choisir le menu, rassemblez quelques informations essentielles.

Votre traiteur d'entreprise aura notamment besoin de connaître :

• la date ;
• l'adresse de livraison ;
• l'horaire souhaité ;
• le nombre approximatif de participants ;
• le type d'événement ;
• le temps disponible pour déjeuner ;
• les éventuelles contraintes alimentaires.

Même si le nombre définitif de participants n'est pas encore connu, une première estimation permet déjà de réfléchir à la formule la plus adaptée.

Pour 20 personnes : privilégier la simplicité

Pour une réunion ou une formation réunissant une vingtaine de participants, les plateaux-repas d'entreprise constituent une solution particulièrement pratique.

Chaque personne dispose de son propre repas.

La distribution est rapide et plusieurs menus peuvent être prévus.

Cette formule permet également d'identifier facilement les repas végétariens, sans porc ou adaptés à certaines contraintes alimentaires.

Pour une réunion importante, un accueil café peut également être prévu avant le début de la journée.

Pour 50 personnes : penser à la circulation et au timing

À partir d'une cinquantaine de participants, l'organisation mérite davantage d'anticipation.

Le plateau-repas reste parfaitement envisageable, notamment pour une formation ou une journée de travail structurée.

Mais selon l'objectif de l'événement, un cocktail d'entreprise peut devenir une alternative intéressante.

Il permet aux participants de circuler davantage et favorise les échanges entre les différents services.

Le choix dépend donc moins du nombre de personnes que de l'ambiance recherchée.

Pour 100 personnes : anticiper la logistique

Lorsque l'événement réunit une centaine de personnes, la restauration doit être intégrée très tôt dans l'organisation.

Il faut notamment réfléchir à :

• l'espace disponible ;
• l'accès au bâtiment ;
• l'horaire de livraison ;
• la manière dont les repas seront distribués ;
• les quantités ;
• les contraintes alimentaires ;
• le matériel éventuellement nécessaire.

Une bonne préparation permet d'éviter qu'une pause déjeuner prévue pour une heure se transforme en véritable problème logistique.

Plateau-repas ou cocktail ?

C'est souvent la principale question.

Le plateau-repas

Il convient particulièrement aux événements structurés.

Formation, conférence, réunion annuelle ou séminaire : chacun dispose immédiatement de son repas.

Le format individuel facilite également la gestion des différents menus.

Le cocktail d'entreprise

Il est davantage orienté vers la convivialité.

Pour une inauguration, une réception clients, un anniversaire d'entreprise ou une soirée interne, le cocktail permet aux participants de circuler et d'échanger librement.

Il peut être déjeunatoire ou dînatoire selon l'horaire.

Et la lunch box ?

Pour certains événements, la lunch box représente une troisième possibilité.

Son format est particulièrement intéressant lorsque les participants disposent de peu de temps ou lorsque le déjeuner doit pouvoir être facilement distribué.

Elle peut notamment convenir à certaines formations, manifestations professionnelles ou journées réunissant plusieurs groupes.

Ne pas sous-estimer les quantités

Pour les plateaux-repas, le calcul est simple : un repas par participant.

Pour un cocktail, la situation est différente.

Le nombre de pièces dépend notamment :

• de l'horaire ;
• de la durée ;
• du type de cocktail ;
• du profil des invités ;
• des autres éléments prévus pendant l'événement.

Il est préférable de demander conseil au traiteur d'entreprise plutôt que de choisir un nombre de pièces au hasard.

Identifier clairement les régimes alimentaires

Plus le groupe est important, plus il est probable que plusieurs participants aient des besoins spécifiques.

Il peut notamment être nécessaire de prévoir :

• des repas végétariens ;
• des menus sans porc ;
• certaines adaptations liées aux allergies.

Une bonne méthode consiste à recueillir ces informations lors de l'inscription à l'événement.

Vous pourrez ensuite transmettre une liste claire au traiteur.

Prévoir suffisamment de temps pour la livraison

Pour un événement important, évitez de prévoir une livraison exactement au moment où les participants doivent commencer à déjeuner.

Une petite marge permet de réceptionner la commande, vérifier son organisation et préparer l'espace avant l'arrivée des participants.

Les contraintes d'accès au bâtiment doivent également être communiquées : étage, accueil, parking, badge ou instructions particulières.

Ces informations peuvent faire gagner beaucoup de temps le jour J.

Penser à l'ensemble de la journée

Pour une journée complète, le déjeuner n'est pas nécessairement le seul besoin.

Vous pouvez organiser différents moments :

Le matin : accueil café et mini-viennoiseries.

À midi : plateaux-repas ou lunch box.

Dans l'après-midi : pause gourmande.

En fin de journée : cocktail.

Cette organisation permet de rythmer l'événement et d'améliorer le confort des participants.

Quand passer commande ?

Plus le nombre de participants est important, plus il est recommandé d'anticiper.

Chez Goudici Lyon  les plateaux-repas et lunch box peuvent généralement être commandés jusqu'à 15 h la veille, sous réserve des disponibilités.

Mais pour une commande de 50 ou 100 personnes, il serait risqué d'attendre le dernier moment.

Prendre contact plusieurs jours ou semaines en avance permet de préparer les menus, les quantités et la logistique beaucoup plus sereinement.

Pour les cocktails et prestations événementielles, une anticipation supplémentaire est également nécessaire.

Goudici Lyon accompagne les groupes et événements professionnels

Chez Goudici Lyon  nous accompagnons les entreprises de Lyon et de sa métropole pour leurs réunions, formations, séminaires et événements.

Selon votre organisation, nous pouvons proposer :

• plateaux-repas ;
• lunch box ;
• petits-déjeuners et accueils café ;
• pauses gourmandes ;
• cocktails déjeunatoires et dînatoires.

Notre cuisine privilégie les produits frais et des recettes préparées avec soin.

Notre équipe peut également vous accompagner pour déterminer la formule correspondant au nombre de participants et au déroulement de votre événement.

Et pour les événements de fin d'année ?

Les mêmes principes s'appliquent aux événements de décembre.

Pour un repas ou cocktail de fin d'année réunissant 50 ou 100 collaborateurs, l'anticipation devient particulièrement importante.

Les événements professionnels se concentrent sur quelques semaines et certaines dates sont très demandées.

Septembre et octobre constituent donc une bonne période pour commencer à réfléchir à votre projet.

Conclusion

Organiser un repas d'entreprise pour 20, 50 ou 100 personnes ne nécessite pas forcément une organisation compliquée.

La clé consiste surtout à choisir la formule correspondant à votre événement et à anticiper suffisamment.

Plateaux-repas pour une journée structurée, lunch box pour une formule pratique ou cocktail pour favoriser les échanges : chaque événement peut trouver une solution adaptée.

Vous organisez prochainement un événement pour un groupe à Lyon ou dans sa métropole ?

Goudici Lyon vous accompagne pour construire une prestation adaptée à votre nombre de participants et à votre organisation.

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FAQ

Quelle formule choisir pour 20 personnes ?

Pour une réunion ou une formation, les plateaux-repas constituent généralement une solution simple et efficace.

Peut-on commander 50 plateaux-repas ?

Oui. Pour une commande importante, il est néanmoins préférable d'anticiper afin d'organiser correctement les menus et la livraison.

Quelle formule choisir pour 100 personnes ?

Cela dépend de l'événement. Les plateaux-repas peuvent convenir à une journée structurée, tandis qu'un cocktail sera plus adapté à une réception conviviale.

Quand contacter le traiteur pour un groupe important ?

Dès que la date et une estimation du nombre de participants sont connues. Il n'est pas nécessaire d'attendre d'avoir le nombre définitif pour commencer l'organisation.